Горностаївський районний суд Херсонської області

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням зборів суддів Горностаївського районного

суду Херсонської області від 20.11.2015 року

ЗАСАДИ ВИКОРИСТАННЯ АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТООБІГУ СУДУ

1. Загальні положення.

1.1 Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі Засади) розроблено та затверджено на виконання вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі Положення) за результатами розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів Горностаївського районного суду Херсонської області новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

2. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи.

2.1. Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів голови суду відносно суддів суду та керівника апарату суду відносно працівників апарату суду.

3. Реєстрація справ і матеріалів

3.1 Усі справи та матеріали, що підлягають розподілу між суддями, реєструються в день надходження за допомогою АСДС.

4. Особливості розподілу справ між суддями.

4.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженими на підставі наказу керівника апарату особами, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ за правилами, встановленими Положенням та цими Засадами з урахуванням спеціалізації суддів.

4.2. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, визначення суддів, що входять до складу колегії проводиться автоматично в загальному порядку згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3 Положення.

4.3. Кожного робочого дня о 08 год. 15хв. посадова особа – заступник керівника апарату суду (відповідальна за ведення кадрової роботи) або особа, яка виконує його обов’язки, перед початком розподілу будь-яких справ та матеріалів надає голові суду інформацію про відсутніх на робочому місці суддів (довідка, доповідна записка, витяг з табелю) з вказівкою підстав відсутності (відпустка, відрядження, лікарняний, тощо).

Відповідальна особа за ведення кадрового діловодства (заступник керівника апарату суду) або особа, яка виконує його обов’язки о 8 год. 20 хв. оповіщає секретарів суду про налагодження табеля робочого часу.

4.4. У разі не виходу судді на роботу з поважних причин, які будуть підтверджені документально, суддя зобов’язаний до 08.15 год. дня невиходу на роботу повідомити голову суду, та особу, відповідальну за ведення кадрового діловодства, або особу, яка виконує його обов’язки.

4.5. Невиконання суддею правил, визначених п.п.4.4. пункту 4 Засад використання АСДС позбавляє його права посилатись на те, що справи і матеріали розподілені йому помилково, та не є підставою для їх повторного розподілу.

4.6. У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов'язків судді (тривала тимчасова непрацездатність, закінчення повноважень судді, звільнення з роботи тощо), заміна відсутнього судді здійснюється шляхом повторного автоматичного розподілу на підставі розпорядження керівника апарату.

4.7. За вимогою голови суду, особа, відповідальна за автоматизований розподіл справ надає голові суду довідку про перелік справ,які надійшли до суду та розподілені.

4.8. Будь який суддя (судді) мають право бути присутніми при розподілі справ і матеріалів.

4.9. На виконання п.п.2.3.3.пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, з метою не допущення порушення строків розгляду справ, не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

- за два місяці до закінчення повноважень судді;

- за чотирнадцять днів до початку відпустки ( якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

- у період відпустки судді;

- за один робочий день до відрядження (за три робочих дні-якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

- під час тимчасової непрацездатності судді;

- за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження ( за наявності наказу голови суду);

- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях , діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України - з моменту прийняття рішення про призначення;

- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ

4.10. Визначення присяжних та народних засідателів відбувається за правилами, встановленими Положенням.

4.11. У разі задоволення заяви про відвід (самовідвід) повторний автоматизований розподіл справ або заміна судді, який входить до складу колегії суддів здійснюється без розпорядження керівника апарату, на підставі судового рішення про відвід судді або заяви про самовідвід, електронний примірник якої зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП особи, яка підписала цей документ.

5. Особливості розподілу окремих категорій справ

5.1. Справи після скасування заочних рішень, заяви про роз’яснення судового рішення, заяви про виправлення описок в судових рішеннях та інших заяв в порядку виконання рішень по справам за минулі роки (архівні справи) розподіляти раніше визначеному судді у справі, із застосуванням «Протоколу розподілу (не автоматично)».

У разі неможливості виконання обов’язків судді (закінчення повноважень, відсторонення судді від посади, звільнення судді) розподіл здійснювати за допомого автоматизованої системи документообігу суду в автоматичному режимі. (додаток 7 Довідка до справ) .

5.2. У випадку необхідності розгляду заяв та матеріалів які відповідно до законодавства підлягають реєстрації, розподілу та розгляду в скорочені терміни - здійснювати їх реєстрацію, автоматичний розподіл та розгляд у неробочі дні, в разі виникнення таких обставин.

У вихідні та святкові будні - розподіл судових справ і матеріалів із судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні, передбаченому процесуальним законом, здійснюється серед слідчих суддів з урахуванням графіку їх чергування, затвердженого наказом голови суду.

У разі неможливості виконання обов’язків слідчого суді відповідно до затвердженого графіку чергування, у зв’язку з перебуванням чергового слідчого судді на лікарняному або з інших поважних причин його функції виконує інший слідчий суддя, за графіком чергування згідно вимог КПК України.

5.3. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

У випадку неможливості здійснювати судочинство одним слідчим суддею (відпустка, лікарняний, відрядження, тощо), та якщо, іншому слідчому судді не розподіляються судові справи, які надходять: за чотирнадцять днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше 14 календарних днів), за один робочий день до відрядження, та інших випадках - розподіл матеріалів, які підлягають розгляду в скорочені терміни здійснювати слідчому судді, із застосування «Протоколу розподілу «не автоматично)».

5.4. У Горностаївському районному суді Херсонської області, відповідно до ч.5 ст. 21 Закону України «Про судоустрій і статус суддів», обираються слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотримання прав, свобод, та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, Повноваження слідчих суддів Горностаївського районного суду Херсонської області здійснюють:

- суддя Посунько Галина Андріївна;

- суддя Шумило Олександр Миколайович;

- суддя Штифурко Людмила Анатоліївна.

Розподіл судових справ із судового контролю за дотримання прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку передбаченому процесуальним законом, здійснюється серед слідчих суддів.

Відповідно до кримінально-процесуального законодавства у Горностаївському районному суді діє спеціалізація із здійсненням кримінальних проваджень відносно неповнолітніх. Судді, уповноважені розглядати кримінальні провадження відносно неповнолітніх:

- суддя Посунько Галина Андріївна;

- суддя Штифурко Людмила Анатоліївна;

- Шумило Олександр Миколайович.

Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

5.5. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках , передбачених п.п.2.3.44-2.3.46 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду («Раніше визначеному в судові справі головуючому судді передаються»), такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу , якщо відсутність головуючого судді призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у строки, встановлені чинним законодавством.

6. Розподіл судових справ шляхом передачі раніше визначеному у судовій справі судді

6.1. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються:

судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

судові справи про перегляд заочного рішення;

судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368 - 373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 117, 119 - 121, 121-2, 122 Господарського процесуального кодексу України, статтями 259 - 264, 267 (крім частини дев'ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

клопотання про вирішення питання, пов'язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

заяви про відновлення втраченого судового провадження;

заяви про забезпечення позову, доказів.

6.2. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

У випадку неможливості здійснювати судочинство одним слідчим суддею (відпустка, лікарняний, відрядження, тощо), а щодо іншого слідчого судді не розподіляються судові справи, які надходять: за чотирнадцять днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше 14 календарних днів), за один робочий день до відрядження, та інших випадках - розподіл матеріалів, які підлягають розгляду в скорочені терміни здійснювати слідчому судді, із застосування «Протоколу розподілу «не автоматично)».

6.3. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках надходження:

-матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

- заяв про забезпечення позову, доказів;

- клопотань та скарг по одному кримінальному провадженню,

такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу з врахуванням визначеної спеціалізації.

У всіх інших вище перелічених випадках судові справи передаються раніше визначеному судді, навіть за відсутності його на роботі.

7. Повторний автоматичний розподіл судових справ між суддями

7.1. Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством випадках (помилково визначена спеціалізація, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень (закінчення п’ятирічного строку призначення судді вперше, досягнення 65-річного віку тощо)) здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки) згідно з Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, електронний примірник розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

8. Коефіцієнти складності судових справ

При реєстрації кримінальних справ (проваджень) та матеріалів в порядку КПК України коефіцієнти складності не встановлюються. В разі виникнення такої необхідності дане питання вирішується зборами суддів.

9. Коефіцієнт адміністративних посад

В автоматизованій системі документообігу суду для суддів, які займають адміністративні посади коефіцієнти адмінпосад не застосовується.

10. Спеціалізація суддів з розгляду судових справ

Також в суді діє спеціалізація із здійснення кримінальних проваджень відносно неповнолітніх та обираються слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом

Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.

11. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи.

В разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів такі випадки фіксуються відповідними актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, як виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, вжитих заходів для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин

У разі настання вище перелічених обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатись невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла, скарги щодо захисту прав людини в порядку ст. 206 КПК України, тощо) проводиться старшим секретарем суду (чи особою, що виконує його обов’язки) між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів з урахуванням спеціалізації.

Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

12. Прикінцеві положення

12.1. Ці Засади набирають чинності з дня їх затвердження рішенням зборів суддів Горностаївського районного суду Херсонської області .

12.2. Зміни, доповнення до цих Засад можуть вноситися зборами суддів в межах їх компетенції та відповідно до вимог законодавства.

12.3. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів новим рішенням затверджують засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

Додаток №1

До Засад використання автоматизованої системи

документообігу суду для розподілу судових справ

та матеріалів між суддями Горностаївського

районного суду Херсонської області

Довідка про перелік справ, які надійшли до суду протягом

«___»__________ року

№з/п

Від кого надійшов документ, матеріал чи справа

№ справи місцевого суду

За яким номером та датою

Тип документа

Короткий зміст документа, матеріалу, справи

Номер провадження(якщо підлягає реєстрації)

Підстави відсутності реєстрації

Керівник апарату суду ПІБ

Відповідальна особа суду ПІБ

Додаток №2

До Засад використання автоматизованої системи

документообігу суду для розподілу судових справ

та матеріалів між суддями Горностаївського

районного суду Херсонської області

Довідка

про відсутніх на робочому місці суддів (працівників апарату суду)

Станом на 08:30 год. «___»____________20___ року згідно даних наявних у посадової особи за ведення кадрового діловодства, (або особа яка виконує його обов’язки) відсутні на робочому місці наступні судді (працівники апарату суду):

№ з/п

ПІБ судді/

ПІБ працівника апарату суду

Причина відсутності судді (працівника апарату суду) на робочому місці .

Дата, та номер наказу (уразі відпустки, відрядження,тощо) або дата відкриття лікарняного

Керівник апарату суду ПІБ

Відповідальна особа суду ПІБ

Додаток №3

До Засад використання автоматизованої системи

документообігу суду для розподілу судових справ

та матеріалів між суддями Горностаївського

районного суду Херсонської області

АКТ

Про внесення недостовірних даних в автоматизовану систему документообігу суду, які могли вплинути на розподіл справ та матеріалів

Мною, посада, ПІБ, «дата складання акту», складено акт, у присутності, посада, ПІБ, про виявлення внесення недостовірних даних до автоматизованої системи документообігу суду, які могли вплинути на розподіл справ та матеріалів ( інші причини, які, а саме:

- що було виявлено _______________

Підпис

Додаток №4

До Засад використання автоматизованої системи

документообігу суду для розподілу судових справ

та матеріалів між суддями Горностаївського

районного суду Херсонської області

Перелік суддів, які мають повноваження розглядати кримінальні провадження або кримінальні справи, де злочини скоєні неповнолітніми чи малолітнім

№з/п	ПІБ судді	Дата рішення зборів суддів	Строк повноваження розглядати дану категорію справ

Додаток №5

До Засад використання автоматизованої системи

документообігу суду для розподілу судових справ

та матеріалів між суддями Горностаївського

районного суду Херсонської області

Перелік слідчих суддів

№з/п	ПІБ судді	Дата рішення зборів суддів	Строк повноваження розглядати дану категорію справ

Додаток №6

До Засад використання автоматизованої системи

документообігу суду для розподілу судових справ

та матеріалів між суддями Горностаївського

районного суду Херсонської області

Заява про відкликання судді з основної та додаткової відпустки

У зв’язку із службовою необхідно прошу відкликати мене із щорічної основної (додаткової) відпустки з «__»_____________20__ року на ____ календарний день (календарних дні) для виконання невідкладної і непередбаченої роботи, а саме: (зазначити причину відкликання, по якій справі та провадженню).

Дата підпис

ГОРНОСТАЇВСЬКИЙ РАЙОННИЙ СУД ХЕРСОНСЬКОЇ ОБЛАСТІ

Н А К А З

«__»_______20__року смт. Горностаївка №_____

Про відкликання з відпустки

судді (працівника апарату)

У зв’язку з розглядом _____________, відповідно до ст. 20 Закону України «Про державну службу»,

НАКАЗУЮ:

1. Відкликати суддю (посада працівника апарату суду) Горностаївського районного суду Херсонської області ПІБ з основної щорічної (додаткової) відпустки терміном на _____ календарний день «__»_____________20____року для виконання невідкладної і непередбаченої роботи.

2. Частину основної щорічної (додаткової) відпустки за 20_____ рік тривалістю «__» календарний день (календарних днів) надати у будь-який інший час.

( про відкликання суддів з відпустки )

Голова Горностаївського районного суду

Херсонської області ПІБ

( про відкликання працівників апарату суду)

Керівник апарату Горностаївського районного

суду Херсонської області ПІБ

Додаток №7

До Засад використання автоматизованої системи

документообігу суду для розподілу судових справ

та матеріалів між суддями Горностаївського

районного суду Херсонської області

ДОВІДКА ДО СПРАВИ

«____ »________ 20__ року до Горностаївського районного суду Херсонської області надійшла заява (подання) про _________________________________по цивільній, адміністративній, кримінальній (кримінальному провадженню), по справі про адміністративне правопорушення №(справи) за ______рік, яка перебувала в провадженні судді_________________________

На підставі п.5.1 Засад використання автоматизованої системи документообігу суду затверджені Рішенням зборів суддів Горностаївського районного суду Херсонської області №_ від «___»______2015 року - справи після скасування заочних рішень, заяви про роз’яснення судового рішення, заяви про виправлення описок в судових рішеннях та інших заяв в порядку виконання рішень по справам за минулі роки (архівні справи) розподіляти раніше визначеному судді у справі, із застосуванням «Протоколу розподілу (не автоматично)».

ПІБ Секретар суду /підпис/