Кадрове діловодство є важливим елементом у системі управління персоналом в органі державної влади. Окреме місце у роботі кадрової служби відведено особовим справам працівників. Про них і йтиме мова у статті.
Складовою кадрової документації у системі персонального обліку є особові справи, так би мовити «хроніка» діяльності працівника в установі. Основою таких справ складають документи, які містять відомості про особу, встановлюють характер її трудових, службових відносин з установою, визначають ділові та особисті якості.
Порядок, затверджений наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.2016 № 64, визначає вимоги щодо ведення та зберігання особових справ державних службовців, а також перелік документів, з яких формується особова справа.
Особова справа – це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній, проводиться вивчення, добір та управління кадрами апарату суду.
Ведення особової справи розпочинається зі вступу на державну службу або іншого призначення. Особова справа формується з визначених документів у відповідній послідовності:
Далі за часом надходження матеріали документів додаються в хронологічному порядку до особової справи.
Особова справа реєструється у журналі обліку особових справ не пізніше тижневого строку з дня призначення на посаду. Особові справи мають бути в алфавітному порядку, підшиті в окрему папку формату А4, на якій зазначаються прізвище, ім’я, по батькові, порядковий номер особової справи.
Особові справи державних службовців є документами для службового користування і мають зберігатися в опечатаних металевих шафах.
Служба управління персоналом не має права розголошувати будь-яку інформацію щодо персональних даних державних службовців відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».
Після звільнення працівника заяву про його звільнення, копію наказу та інші документи підшивають в особову справу. Після припинення державним службовцем роботи його особова справа залишається в кадровій службі протягом двох років і передається до архіву в порядку, визначеному відповідною інструкцією з діловодства. У разі повернення особи на державну службу рекомендується використовувати сформовану раніше особову справу.
_03_03.png)
