Аналіз
про стан організаційної та практичної діяльності суду,
виконання плану роботи за 2016 рік.
01 лютого 2017 року смт. Горностаївка
Горностаївським районним судом Херсонської області відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», на виконання плану роботи проаналізовано та узагальнено стан організаційної та практичної діяльності суду, виконання плану роботи за 2016 рік.
Метою даного аналізу є дослідження загального організаційного забезпечення роботи суду, виконання плану роботи; організаційного забезпечення судового процесу; з'ясування стану ведення судової статистики та аналітичної роботи; впровадження програмно-технологічних засобів обробки інформації про рух справ; виявлення недоліків та внесення пропозицій по їх усуненню; вироблення пропозицій щодо необхідності здійснення заходів на наступний плановий період.
Обліково-статистична робота у Горностаївському районному суді Херсонської області ведеться відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва і Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України № 173 від 17 грудня 2013 року; Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 15.09.2016 р. № 58 та погодженого з Державною судовою адміністрацією України; Засад використання автоматизованої системи документообігу у Горностаївському районному суді; Інструкції щодо заповнення і подання та заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими ( крім господарських) судами судових справ та матеріалів, затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України від 05.06.2006 р №55; Інструкції про порядок обліку кримінальних та адміністративних корупційних правопорушень, затвердженої Наказом Генеральної прокуратури, Міністерства внутрішніх справ, Служби безпеки, Міністерства доходів і зборів, Міністерства оборони, Державної судової адміністрації України 22.04.2013 № 52/394/172/71/268/60, Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 05.12.2013 N 169, Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судомо розглянуто кримінальну справу, затвердженої наказом ДСА України від 18.03.2004 № 32/04 ( в частині що стосується кримінальних справ за КПК 1960 р).
Відповідно до п. 3 ст. 15 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» діловодство у місцевих загальних судах здійснюється в автоматизованій системі документообігу суду.
Протягом 2016 року працівниками апарату Горностаївського районного суду Херсонської області належним чином було організовано прийом та своєчасну реєстрацію всіх справ та матеріалів, що надходили до суду.
Робота суду планується раз в півріччя. Плани затверджуються головою суду, підписуються керівником апарату суду та доводяться до відома працівників апарату суду. До планів входять наступні розділи:
Ø організаційні заходи по забезпеченню діяльності суду та здійсненню правосуддя;
Ø аналітична робота та узагальнення;
Ø навчання та стажування;
Ø фінансове, матеріально-технічне та інформаційне забезпечення діяльності суду;
Ø кадрове забезпечення;
Ø інші питання.
Організаційна робота включала в себе: проведення оперативних нарад за участю суддів по виконанню спланованих питань та якості розгляду судових справ, проведення зборів суддів для вирішення питання внутрішньої діяльності суду, контроль за своєчасним та якісним зверненням судових рішень до виконання, організація та контроль роботи суду по правовій допомозі та правовим відносинам в цивільних, сімейних та кримінальних вправах, відповідно до вимог Конвенції та міжнародних договорів, вирішення питань в роботі з комп’ютерною технікою та електронною поштою, контроль за своєчасною здачею справ до канцелярії суду, та своєчасним направленням апеляційних скарг за справами до Апеляційного суду, контроль ведення діловодства в суді, введення перевірки наявності та придатності печаток і штампів, підготовку та здачу статистичних звітів; оновлення ВЕБ-сторінки суду; проведення навчання з працівниками апарату суду; підготовку та передачу справ до архіву суду; подання інформації щодо кількості копій судових рішень, надісланих до ЄДРСР; ознайомлення з поточними змінами в законодавстві та інше.
В суді протягом 2016 року проведено ряд організаційних заходів: головою суду та керівником апарату суду проведено наради по підсумках роботи за 2015 рік; проведено аналіз обліково-статистичної роботи за 2015 рік; Огляд даних судової статистики за 2015 рік; доведено до відома працівників інформацію, яка систематично надходить з апеляційного суду Херсонської області, ТУ ДСА у Херсонській області; систематично надсилаються до ЄДРСР копії судових рішень, проставляються дати набрання рішеннями законної сили.
На виконання спільного наказу Генерального прокурора України та Голови Державної судової адміністрації № 91/114 від 27.09.2012 року щоквартально, проводилися перевірки наявності поєднання судами першої інстанції карток на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження з карткою досудового слідства.
Уся вхідна кореспонденція, що надходить до суду, вчасно реєструвалася старшим секретарем суду в АСДС відповідно до Положення про АСДС.
Керівник апарату суду, заступник керівника апарату суду складають звітність про стан здійснення судами правосуддя з визначенням тенденцій динаміки основних показників судочинства, виготовляють звіт кількісного розподілу справ та матеріалів.
Відповідальними особами суду опрацюванні та заповнені відповідним чином форми звітності щодо кількості надісланих суддями копій судових рішень до ЄДРСР та кількості ухвалених суддями рішень за 2016 рік, а також проведено аналіз стану обліково-статистичної роботи суду.
Організовує та забезпечує належну роботу канцелярії суду, відповідно до завдань та обов’язків посадової інструкції, старший секретар суду, а саме забезпечує облік і проходження документів у строки, що передбачені чинним законодавством або самим документом та звітує перед керівником про стан виконання документів, організовує прийом, реєстрацію та розподіл кореспонденції, що надійшла до суду та контролює ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ.
Відповідно до положень Інструкції з діловодства у місцевих, загальних судах, технологія обробки, обліку та контролю документів (справ, матеріалів чи проваджень) передбачає автоматизовано за допомогою АСДС та ведення діловодства у паперовій формі. Також положенням вказаної Інструкції, визначені правила і порядок роботи з усіма документами.
Справи, скарги, інше передбачені процесуальним законодавством України процесуальні документи реєструвалися в АСДС у день надходження старшим секретарем суду та передавалися на опрацювання відповідальним працівникам, які, в свою чергу, після завершення автоматичного розподілу судових справ та формування реєстрів судових справ і матеріалів передавали для розгляду під підпис у реєстрі головуючому судді.
Усі не процесуальні документи невідкладно або наступного робочого дня, у разі надходження документів у неробочий час засобами факсимального зв’язку чи електронною поштою реєструються старшим секретарем суду та передаються на розгляд керівництву суду.
Працівники, відповідальні за ведення первинного обліку справ та матеріалів, складання звітів забезпечені інструктивними матеріалами, володіють знаннями даних інструкцій, мають практичний досвід роботи. Випадків порушення послідовності реєстрації справ виявлено не було.
Номенклатура справ суду "Звіти суду, листи та роз’яснення щодо них" належним чином оформлена. Складення номенклатури справ здійснювалося відповідно Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи і організації, затвердженого наказом Міністерством юстиції України від 10.02.2012 № 232/5, та пункту 22 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді затвердженої наказом Державної судової адміністрації від 27.06.2006 р. № 68 .
Протягом 2016 року Веб-сторінка суду постійно оновлювалась та на ній були розміщені такі інформації: аналіз обліково-статистичної роботи за 2015 рік та І півріччя 2016 року; огляд даних про здійснення правосуддя за 2015 рік та за І півріччя 2016 року; план роботи суду на І та ІІ півріччя 2016 року; статистичні звіти та показники діяльності суду за 2015 рік тощо; інформації про вакансії в Горностаївському районному суді, зміни в структурі суду, інформація про електронний суд, декларації про доходи та зобов’язання фінансового характеру. Також, протягом року, оновлюється розділ новин на Веб-сторінці, зокрема висвітлюються зміни в діючому законодавстві; викладається інформація про семінари, збори, відпустки, графіки чергувань працівників суду, інформації про роботу суду, розрахунки для сплати штрафу, судового збору, викладаються інформації про декларування, виконання вимог Закону України «Про очищення влади», впровадження новинок в роботі судів.
Веб-сторінку Горностаївського районного суду Херсонської області оновлено наступними розділами:
- виконання вимог Закону України «Про очищення влади» (інформація про результати перевірки державних службовців);
- засади використання автоматизованої системи документообігу суду.
З метою застосування єдиної судової практики при розгляді різних категорій справ у суді протягом І півріччя 2016 року на виконання плану роботи та на вимогу вищестоящих судів проведено ряд узагальнень та аналізів. З проведеними узагальненнями ознайомлено суддів та працівників апарату Горностаївського районного суду Херсонської області.
По роботі з кадрами проведені: щорічна оцінка виконання державними службовцями своїх посадових обов’язків і завдань; декларування відомостей про доходи та зобов’язання фінансового характеру суддями та державними службовцями та ін. Щомісяця подається інформація про фактичну та штатну чисельність працівників Горностаївського районного суду. Також підготовлено Звіт щодо підготовки, підвищення рівня кваліфікації суддів та працівників апаратів судів, які пройшли навчання в Національній школі суддів України; Звіт щодо навчання та підвищення кваліфікації кадрів Горностаївського районного суду Херсонської області.
Працівники апарату суду періодично проходили навчання у створеному ДП «Інформаційні судові системи» учбовому центрі, що сприяє в освоєнні програми та підвищенні ефективності роботи спеціалістів, які працюють з КП «Д-3».
Протягом 2016 року у Горностаївському районному суді проведені оперативні наради з працівниками апарату суду. На нарадах розглядалися питання підготовки та здачі статистичних звітів; ознайомлення з Оглядом даних про здійснення правосуддя Горностаївським районним судом за 2015 рік; вивчення положень Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва і Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ та ознайомлення з наказом ДСА України від 20.01.2016р. №11 «Про внесення змін до Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва і Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ; ознайомлення з наказом ДСА України від 16.01.2016р. №9 «Про затвердження Інструкції з підготовки та надсилання, приймання та обробки, оприлюднення та зберігання електронних копій судових рішень в Єдиному державному реєстрі судових рішень», ознайомлення з штатним розписом на 2016 рік, ознайомлення із зміною ставок розміру судового збору з 01.01.2016 р.; ознайомлення з листом ДСА України «Про забезпечення виконання працівниками апаратів судів своїх процесуальних обов’язків» від 21.01.2016р.; ознайомлення з Правилами етичної поведінки державних службовців, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 11.02.2016р. №65; ознайомлення зі змінами до Положення про помічника судді суду загальної юрисдикції, затвердженими рішенням Ради суддів України №20 від 03.03.2016р.; обговорювалися питання щодо дотримання трудової дисципліни та виконання службових обов’язків. Окрім того, на нарадах працівники апарату суду ознайомлювалися з документами, які надходили для використання в роботі, зокрема з ТУ ДСА в Херсонській області, Апеляційного суду Херсонської області що стосуються обліково-статистичної роботи, оновлення комп’ютерної програми «Д-3» та ін.
Упродовж 2016 року керівником апарату суду проведено перевірки з питань дотримання вимог, встановлених Інструкцією з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва і Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України № 173 від 17 грудня 2013 року а саме: ведення первинного обліку цивільних, кримінальних, адміністративних справ та справ про адміністративні правопорушення; правильність заповнення карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи та вироки по яких набрали законної сили; якість складання звітності, перевірка роботи суду щодо приймання й обліку апеляцій, апеляційних скарг; проведено перевірку роботи канцелярії суду по зверненню до виконання рішень по цивільних справах, а також постанов у справах про адміністративні правопорушення.
За результатами перевірок проведено оперативні наради з працівниками апарату суду, на яких обговорювалися проблемні питання та виявлені недоліки і, зокрема, причини та умови їх виникнення та усунення.
Облік справ та матеріалів ведеться в комп’ютерній програмі «Д-3». Дані реєструються в обліково-статистичних картках, реєстраційних журналах із врахуванням Положення про автоматизовану систему документообігу суду, Засад використання автоматизованої програми документообігу суду, Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва і Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ та відповідно до вимог КП «Д-3». Працівники, відповідальні за ведення первинного обліку справ та матеріалів, складання звітів забезпечені інструктивними матеріалами, володіють знаннями даних інструкцій, мають практичний досвід роботи. Випадків порушення послідовності реєстрації справ виявлено не було, але в окремих картках не повністю були заповнені їх реквізити. Такі недоліки постійно усуваються. Обліково-статистичні картки, журнали та алфавітні покажчики зберігаються у електронних архівах.
Також слід відмітити, що у суді розробляються та вдосконалюються типові шаблони процесуальних документів (постанов, ухвал), що найчастіше використовуються у роботі КП «Д-3».
Щомісяця Горностаївським районним судом надсилається в ТУ ДСА в Херсонській області інформація про кількість надісланих судом SMS-повідомлень учасникам судового процесу. У суді проведена робота з підвищення кількості заявок на отримання SMS –повісток по справах.
Також, судом щомісяця в ТУ ДСА в Херсонській області направляється узагальнена інформація про використання систем відеоконференцзв’язку; інформація щодо кількості публікацій на Веб-сторінці суду.
Усі квартальні звіти, аналізи, довідки та інформації за І півріччя 2016 року та за 2016 рік Горностаївським районним судом надіслані до ТУ ДСА у визначені строки. Найпоширенішою проблемою, що виникає при складанні звітності є неточності та відсутність усіх даних в обліково-статистичних картках. Недоліки усуваються відповідальними працівниками апарату суду. Також при складанні звітності враховуються прийняті протягом року зміни.
Щоквартально до ТУ ДСА в Херсонській області направляється інформація щодо кількості копій судових рішень, надісланих до ЄДРСР ( в електронному та паперовому вигляді).
За підсумками роботи за 2016 рік до Територіального управління ДСА в Херсонстькій області надсилається Інформація про кількість сформованих карток на осіб, стосовно яких судами розглянуто матеріали кримінальних проваджень, Аналіз обліково-статистичної роботи місцевих судів та Огляд даних про стан здійснення правосуддя.
Також на виконання рішення № 21 Ради суддів загальних судів від 13 лютого 2014 року в Апеляційний суд Тернопільської області направляються базові показники ефективності діяльності Горностаївського районного суду.
Слід зазначити, що на офіційній Веб-сторінці Горностаївського районного суду здійснюється оприлюднення звітності про стан здійснення правосуддя.
З працівниками апарату суду, які працюють з комп’ютерними програмами, також проводилися дистанційні навчання, створенні ДП «Інформаційні судові системи» із підвищення кваліфікації на теми: «Управління персоналом у системі «Кадри-Веб» та «Використання систем відеоконференцзв’язку».
З огляду на викладене та з метою вдосконалення організації роботи суду, поліпшення якості підготовки звітів вважаємо за доцільне:
- продовжувати контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті заповнення документів первинного обліку, в тому числі при наповненні комп’ютерної програми «Д-3»;
- планувати і систематично проводити навчання з працівниками апарату суду, які відповідальні за ведення обліково-статистичної роботи та діловодства, з метою недопущення помилок при здачі статистичних звітів;
- під час проведення семінарських занять з працівниками апарату суду, які займаються веденням судової статистики, крім вивчення Інструкції щодо заповнення і подання та заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ та матеріалів, приділяти увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Кодексу адміністративного судочинства України, Закону України «Про судоустрій і статус суддів», інших новел законодавства та змін Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ і матеріалів, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів;
- посилити контроль за первинною реєстрацією та обліком справ та матеріалів, які надійшли до суду;
- проводити перевірки на предмет відповідності даних обліково-статистичних карток матеріалам справи;
- надавати пропозиції щодо удосконалення системи документообігу суду, спрощення побудови пошукових фільтрів, тощо;
- після завершення відповідного звітного періоду аналізувати стан обліково-статистичної роботи суду та провести огляд даних про здійснення правосуддя Горностаївським районним судом.
Висновки:
Підсумовуючи дане аналітичне дослідження стану організації та практичної діяльності суду необхідно відзначити, що організація роботи забезпечується на належному рівні.
Усі заходи, заплановані у звітному періоді, виконані у встановлені строки.
У наступному році планується продовжити роботу структурних підрозділів відповідно до визначених напрямків.
Водночас необхідним є постійне вдосконалення, пошук нових форм роботи по організації роботи апарату суду, підвищення кваліфікації працівників апарату з метою покращення рівня організації діяльності суду.
_03_03.png)
